《環球》雜誌記者/卞卓丹 樂艷娜 實習記者/李夢
許多關注北京奧運會的人們都曾見到過這樣一張照片：2008年8月8日中午，人民大會堂內，國家主席胡錦濤同各國貴賓們談笑風生，共同步入宴會大廳。
這是胡主席為來華出席北京奧運會開幕式的貴賓們舉行的歡迎宴會。鏡頭定格的瞬間，是各國領導人一同步入宴會廳。胡主席居於隊伍前排正中，身邊的時任美國總統布希笑對著前方，再往左，俄羅斯總理普京健步前行。
畫面中，布希夫婦與普京比肩而行。可是這一瞬間，卻差點因為一個“偶然”而被錯過。數十分鐘前，人民大會堂北大廳開始舉行迎賓儀式，國際貴賓們按規定時間有序抵達。普京抵達前，也許正處理喬治亞與俄羅斯在南奧塞梯的軍事衝突。為等候趕往人民大會堂的普京，迎賓節奏稍微放慢了一些……於是，那張照片最終呈現了完美的效果。
兩個月後，10月24日，第七屆亞歐首腦會議在北京召開時，同樣有一張照片令人記憶猶新：隨著巨幅長城背景畫的徐徐拉開，胡主席、溫總理及與會外國領導人步入北大廳，形成了“人從畫中來”的效果……
其實，無論是普京的“準時到達”，還是亞歐領導人完美亮相，在這些外交舞臺的背後都有一支鮮為人知、忠於職守、訓練有素的“幕後團隊”的辛勤工作——外交部禮賓司。
北京奧運成為經典案例
一位外交界的老前輩曾說過：“外交是國家的人格行為，禮儀是外交的敏感表情。”禮賓作為外交的載體、國家對外的“窗口”，它所孕育的內涵遠遠超乎我們的想像。
《環球》雜誌記者來到外交部禮賓司的時候，司領導介紹說，“禮賓工作包含著許多大家看不到的千頭萬緒的工作。”比如，組織一場國際會議的禮儀活動，既要統籌協調，又要兼顧各方，既要保證不同國家代表語言交流的順暢，席位安排上還要考慮國家關係、宗教信仰、文化差異等各種因素。“讓大家都滿意，都認同，不是一件容易的事 。”
談及成功的禮賓案例，記者走訪的禮賓人員首推北京奧運會：這場規模空前的盛會成了新世紀中國形象的一次精彩亮相。
在被現場直播的歡迎宴會上，習慣用左手的國際貴賓們就坐時發現，他們的餐刀沒有一把是放在右邊的；考慮到不同民族不同地區的飲食需求，宴會一共提供了6種個性化功能表；為了使國際貴賓們看到自己熟悉的語言，胡主席的講話稿被印製成了15種文字……
奧運會這樣的國際場合同時也是一個展示中國傳統文化的場所。宴會前，在貴賓們休息的人民大會堂西大廳裏，擺放了從國家博物館等地借調來的8件文物，配有中、英、法三種文字的說明。歡迎宴會的請柬、功能表、席位圖、座位卡、講話稿設計新穎，系列配套，集美觀、實用為一體。請柬是以《清明上河圖》為背景，豎版排列，功能表則採用線裝書形式，裏面配有精美的文物插圖，深受來賓喜愛，大家爭相收藏。
作為奧運會的一個隆重開場，很重要的方面是通過媒體進行展示。實際上，胡主席與國際貴賓們走進宴會廳的那張照片，也是經過精心設計的。
最初的設想是中方聯絡員陪同各自負責的貴賓走上樓梯、進入宴會廳並引領入座，但眾多聯絡員摻雜在中間，必將影響到鏡頭效果。經反覆設計、演練，較好地兼顧了現場各項安排。於是第二天，定格的鏡頭成就了那一精彩的歷史瞬間。
另值得一提的是，此次歡迎宴會，桌形設計和席次安排也獨具匠心。
宴會的桌形設計本有九邊形、大U形、花瓣形、九圓桌等方案。起先，採用了九個長桌拼成九邊形的設計，新穎、大氣。可是在距離奧運會開幕式不到一週的第二次演練中發現，此方案各對應桌間距較遠，產生距離感，美中不足。於是宴會籌備人員連夜加班，將桌形改成了九圓桌——既拉近了距離，又體現了“九九歸一”、“團團圓圓”的中國傳統思想。
在座次安排上，既遵循奧運慣例，又體現中國特色。首桌突出了奧運大家庭，不僅有重點國家而且還兼顧了地區代表性，請胡主席夫婦與羅格、薩馬蘭奇和美國、俄羅斯、日本、法國、哈薩克、巴西、菲律賓、加彭、巴基斯坦等國領導人就座。其他八桌請另外八位政治局常委分別作為主人，款待來自八方的貴賓。
“座次的安排可以說是數十易其稿，改了不知多少回。”負責宴會準備工作的同志介紹，既要考慮禮賓次序，也要考慮國家關係和宗教信仰等因素，避免敏感國家同桌或相鄰。為了體現平等性，每張桌子都以花卉的名字來命名，而非採用數字排序。宴會樂曲的選擇也是兼顧了中國特色和世界各地區的代表性。
8月9日，路透社特別關注了這次宴會的座次安排，作了積極評價。
與歡迎宴會類似，8月8日晚間的奧運開幕式同樣是一項巨大的系統工程。
國家體育場“鳥巢”三層的核心貴賓區面積有限，通道狹窄。入場時，各國元首和政府首腦的隨行人員不能進入，無法引領各自政要入座。在這種情況下如何保證客人們能在規定時間就坐？禮賓司想了一個辦法——在座位上貼國旗與國名，每個通道上安排3個工作人員協助指位。退場時，一個跼踀的空間內數百人都要通過一部扶梯下樓，同樣容易出現擁堵和混亂。經過演練，禮賓司在協調會上積極建議，退場分批次，外方先走，中方後走，由此保證了“流程”的順暢。
禮賓司領導表示，“奧運結束後，國外國內對幾場重大活動的禮賓安排給予高度評價，這就是成功。”
亞歐峰會的最佳車隊順序
2008年的“禮賓戰役”，除了北京奧運會，還有10月下旬的第七屆亞歐首腦會議。
兩年一屆的亞歐首腦會議已成機制，禮賓安排既要考慮若干國際慣例，也要體現東道國的特色。出席本屆亞歐峰會共有10位國家元首、23位政府首腦，東盟和歐盟各1位領導人，1位副首腦、7位外交部長和1位副外長，其規模與2006年的中非合作論壇規模相當。按照亞歐會議慣例，溫總理要在會議開幕式前，在人民大會堂依次迎接與會領導人。根據亞歐會議的做法，此場活動的禮賓順序要突出四個協調員——中國、汶萊、法國和歐盟委員會，同時也要考慮各代表團團長的級別。由於各代表團住得比較分散，有的住在西邊的香格里拉酒店，有的住在東邊的索菲特酒店，要保證他們在半小時內按順序全部抵達會場，一個合理且各方都能接受的禮賓次序十分重要。經過反覆研究和比較，禮賓司最終選擇了按國名中文拼音排序確定44位與會領導人車隊出發順序，大大縮短了道路管制時間。
實際執行當天，在各有關部門通力合作下，各車隊行進流暢連貫，不到30分鐘，44位領導人全部抵達人民大會堂，迎接儀式順利舉行。
實際上整個亞歐峰會期間，每場活動都有不同的禮賓順序，包括領導人合影、開幕式的站位、會議的座次安排等，這是為了避免按某一固定排序方式導致一些與會領導人總排在後邊或旁邊。
對此，禮賓司同志解釋說，“國際會議是重要的外交舞臺，我們的任務就是讓與會領導人有更多的機會相互接觸和交流。”
禮賓司是“國家隊”
總結北京奧運幾場重要外事活動與亞歐峰會的禮賓工作之所以成功時，禮賓司領導介紹說，“有一點是與禮賓司工作人員的精益求精，在學習中開拓創新分不開的。”
除了平時的積累，在奧運之前，禮賓司還專門向各國的禮賓官、中國駐各國使領館了解情況。“奧運會禮賓工作動用了數百名工作人員，僅貴賓聯絡員就有300多人，聯絡員向外方了解資訊，飲食一項就要了解很多內容，比如，有沒有宗教禁忌，能不能喝酒，對什麼食品過敏等等，都要了解清楚。”
其實，除了對於重大活動的調研和組織，禮賓司的日常工作涉及面廣，這從其組織構架就可見一斑。目前，禮賓司共設6個處：亞非處、歐美處、接待處、綜合處、證件處和特權與豁免處。
亞非處和歐美處負責駐華使館的日常事務，著重于禮儀方面，按照地區來劃分。大使的到離任活動、駐華使館的招待活動，兩國建交的紀念活動，外國領導人逝世的弔唁活動等，都是這兩個部門的職責範圍。
接待處負責國賓和重要外賓的來訪接待工作。據介紹，2008年，列入訪問的國家元首有18位，政府首腦20位，副元首1位、副總理6位，外長21位……“僅僅是接待工作就有66起，這還不包括出席奧運會和殘奧會的國際貴賓。”
綜合處負責協調領導人出席的國際會議，指導處理涉外禮儀事務，處理國家領導人、外長的賀年卡、禮儀性的電函來往。
目前與中國建交的有171個國家。這些國家的駐華使館以及20多個國際組織的駐華機構的工作人員及其家屬，身份需要得到認證併發放證件，這由證件處負責。據統計，僅2008年，證件處就發放了4900份證件。
根據《維也納外交關係公約》和《中華人民共和國外交特權與豁免條例》，在華外交人員及其家屬享有外交特權和豁免，涉及這方面的事宜由特權和豁免處負責。
“其實，禮賓司的工作確實可以用千頭萬緒來形容。作為國家的‘門面’，和奧運的‘國家隊’一樣，‘十年磨一劍’，禮賓司也可以說是中國的禮賓‘國家隊’。”禮賓司領導總結說。
禮賓官的應變與擔當
《環球》雜誌在外交部採訪時問及禮賓官需要具備哪些素質，禮賓司領導說，除了政治素質、組織紀律和專業水準，還應特別強調兩點，應變能力和奉獻精神。
國家主要領導人出訪時，隨行的禮賓人員一般有幾人，而其他級別的領導人出訪，隨行禮賓官只有一或兩位，因此禮賓官們常常要獨當一面。“現在的外交活動非常複雜，雙邊和多邊活動經常交錯進行。領導人可能不僅僅出席一個國際會議，還要順訪會議主辦國，或者是在訪問某個國家時順便參加在那裏舉行的國際會議。經常是兩三天的時間裏搞二三十場的外事活動，強度大，變數更大。因此，每個禮賓工作者都要有很強的應變能力，要處變不驚，沉著應對。”
禮賓司親歷過香港回歸、澳門回歸、中非合作論壇、北京奧運會、亞歐首腦會議等重大活動的同志們介紹了許多這方面的體會。
至於說起奉獻，從禮賓官的工作中便能看得出來。隨著國家實力的增強，中國參與國際事務越來越多，外交禮賓任務也逐年增加。禮賓工作具有很強的時效性。在禮賓司，工作人員加班加點是常態，許多同志幾年來沒有休過年假，常常是一個任務剛剛完成，新的任務已經擺在案頭，中間連喘息的時間都沒有。
如今，禮賓司約有70名工作人員，其中女性佔了一半比重。她們特有的審美意識和細緻程度，常使得禮賓安排莊重而不失典雅，宏大而不失細緻。這些“半邊天”在工作中發揮著主力軍作用，還榮獲了中央國家機關“巾幗建功”先進集體的稱號。多年來，禮賓工作取得了驕人的成績，得到了中央有關領導和外交部領導的多次肯定，但“禮賓人”的步伐從未停歇，他們默默地在自己的崗位上辛勤耕耘，參與並見證著一幕幕中國外交的歷史畫面……
